営業リスト作成方法|失敗しない7ステップを解説
営業リストは「目的定義→情報収集→整形→検証」の順で作る
営業リストの作成方法は、ターゲット像を定義し、企業情報を収集し、フォーマットに整形し、精度を検証するという4段階の流れが基本です。自作する場合は1件あたり3〜5分程度の作業時間が目安となり、100件集めるだけでも5〜8時間程度かかるケースが多いため、目的とゴールを最初に明確にすることが失敗を防ぐ最大のポイントです。
営業リスト作成前に決めるべき3つの条件
ターゲット企業の条件を数値化する
「中小企業向け」といった曖昧な条件のままリスト作成を始めると、後工程での絞り込みに二度手間が発生します。業種、従業員数(例:30〜300名)、売上規模(例:1億〜50億円目安)、エリアなど、数値で条件を設定しておくと収集効率が上がります。
決裁者の役職を想定する
アプローチしたい部署・役職(営業部長、情報システム部長など)を事前に決めておくと、後で人物情報を追加する際の手戻りが減ります。
除外条件も決めておく
既存取引先、休眠顧客、過去にクレームがあった企業などは、除外リストとして別管理しておくことで、アプローチミスを防げます。
営業リスト作成の7ステップ
ステップ1:収集チャネルを選ぶ
企業情報の収集元は主に以下の4つです。
- 業界団体・組合の会員名簿
- 展示会・セミナーの出展社リスト
- 企業データベースサービス(有料)
- 国税庁が公開する法人番号公表サイトなどの公的情報
無料で入手できる情報源は住所・法人番号など基礎情報にとどまることが多く、決裁者名や電話番号までは別途調査が必要になる点に注意してください。
ステップ2:情報を収集する
選んだチャネルから、社名・住所・電話番号・業種・従業員数規模などを収集します。目安として、1日に一人で収集できる件数は100〜150件程度です。
ステップ3:重複データを排除する
同一企業が複数チャネルに存在する場合があるため、法人番号や電話番号をキーに重複チェックを行います。重複を放置すると、同じ企業に二重架電してしまい、印象を損なう失敗につながります。
ステップ4:表記ゆれを統一する
「株式会社」「(株)」といった表記ゆれは、Excelの関数や置換機能で統一します。表記がバラつくと、後のCRM連携時にデータが正しく紐づかない原因になります。
ステップ5:優先順位をつける
全リストに均等にアプローチするのではなく、成約可能性の高い順にA・B・Cとランク分けします。目安として、A ランクを全体の20%程度に絞ると、営業リソースを効率的に配分できます。
ステップ6:必須項目を埋める
社名・電話番号・担当者名・メールアドレス・アプローチ状況(未接触/架電済みなど)の5項目は最低限そろえておきます。項目が欠けたまま架電を始めると、進捗管理が煩雑になり、リスト自体が使われなくなる失敗が起きやすくなります。
ステップ7:更新ルールを決める
作成した営業リストは一度作って終わりではありません。担当者変更や倒産・休業などにより情報は古くなっていきます。3〜6ヶ月に一度は情報の見直しを行うルールを社内で決めておくことをおすすめします。
営業リスト作成でよくある失敗例
- 条件を決めずに収集を始めてしまう:結果的に使えない企業情報ばかり集まり、作業のやり直しが発生する
- 表記ゆれを放置する:CRM連携時にデータが重複登録され、架電漏れや二重架電が起きる
- 優先順位をつけない:全件に同じ熱量でアプローチしてしまい、成約率の高い見込み客への対応が遅れる
- 更新をしない:半年〜1年放置したリストは、担当者変更や電話番号変更により、有効に使える件数が大きく減っているケースがある
自作と購入、どちらを選ぶべきか
自作は費用を抑えられる反面、収集・整形に多くの時間がかかります。一方、リスト購入や企業データベースサービスの活用は、費用はかかるものの数千〜数万件規模の情報を短時間で入手できる点がメリットです。自社の人的リソースと予算を踏まえ、どちらか一方に偏らず、ハイブリッドで運用する企業も増えています。なお、企業の基本情報を確認する際は、国税庁の法人番号公表サイトなどの公的情報を併用すると、社名や所在地の正確性を担保しやすくなります。
作成した営業リストを活かすための運用ポイント
CRM・SFAに取り込む
Excelで管理を続けると、担当者間での情報共有が滞りやすくなります。件数が500件を超えてきたら、SFA・CRMツールへの移行を検討する目安になります。
アプローチ履歴を必ず残す
架電結果やメール送信履歴を記録しないと、同じ企業へ重複アプローチしてしまい、相手企業に不信感を与える恐れがあります。
小さく検証して広げる
いきなり全件へアプローチするのではなく、まずはAランクの50〜100件程度でアプローチ内容を検証し、反応率を見ながら残りのリストへ展開する進め方が失敗を防ぎやすくなります。
中小企業の経営・営業活動に関する基礎情報は、中小企業庁の公開資料も参考になります。
まとめ
営業リストの作成方法は、目的定義・収集・整形・検証という流れを押さえることが基本です。自作するか購入するかは自社のリソース次第ですが、いずれの場合も表記統一・優先順位付け・定期更新という3つの運用ルールを設けることで、リストの精度と成約率の両方を高めやすくなります。まずは条件を数値化するところから始めてみてください。
よくある質問
- Q. 営業リストは何件くらい作成すればよいですか?
- A. 目安として、1人の営業担当が1ヶ月で対応できる件数は200〜300件程度とされます。まずはこの規模感を基準に、必要な総件数を逆算して設計するとよいでしょう。
- Q. 営業リストの作成にはどれくらいの時間がかかりますか?
- A. 手作業で自作する場合、1件あたり3〜5分程度が目安です。100件であれば5〜8時間程度かかることが多く、規模が大きい場合は購入や外注も選択肢になります。
- Q. 営業リストは自作と購入どちらがよいですか?
- A. 自社の業界特性への理解を活かしたい場合は自作、短期間で大量の情報が必要な場合は購入が向いています。予算とリソースを踏まえ、両方を組み合わせる企業も増えています。